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効率的なチェックシートの作り方を知りたい
チェックシートを作って業務効率を高めたい
仕事やプライベートでもタスクをもれなくこなしたい時にチェックシートが効果的ですが、意外とチェックシートの作り方がわからない人も多いと思います。
そこで経営コンサルタントを経験し、多くの成功者や経営者と会ってきた筆者が、チェックシートの作り方をご紹介していきます。
チェックシートの作り方を身につけてもれなく作業ができれば業務効率は上がっていきます。
この記事を参考にチェックシートの作り方を知ることで、理想の暮らしを送ることができるので、ぜひ読み進めてみてください。
このサイトでは生活の効率化を追求しています。
他にも暮らしに役立つ情報が盛りだくさんなので、ぜひ読んでみてください。
<スマホでタスク管理するメリットについてはこちらの記事をご覧ください>
<賢いto doリストの作り方についてはこちらの記事をご覧ください>
チェックシートの作り方7選
ここからは具体的にチェックシートの作り方のポイントをご紹介していきます。
たかがチェックシートとはいえども作り方の細かいところにこだわる事でより効果的にチェックシートを活用することができます。
この記事を参考にチェックシートの作り方を知ることで理想の暮らしを目指していきましょう。
チェックシートの作り方
①目的を明確にする
ひとつめのチェックシートの作り方は「目的を明確にする」です。
まずはチェックシートを導入する上での目的を明確にすることで効率的な作り方が可能になります。
というようにチェックシートを用いて何を叶えたいのかを明確にすることで、より運用の効率的があがります。
チェックシートの作り方としてまずは目的を整理することから始めてみてください。
筆者チェックシートを作って満足してしまわないように目的を明確にしましょう。
チェックシートの作り方
②項目を具体的にする
2つめのチェックシートの作り方は「項目を具体的にする」です。
チェックシートを作る上ではどのような項目を作るかが非常に重要でしょう。
などのように、チェックシートの項目を十分にするのはもちろん、何をもって達成なのかをわかりやすくする必要があります。
誰が見てもわかるようか粒度で項目を整理することでワンランク上のチェックシートの作り方が可能になるでしょう。
筆者チェックをつけるべきかの判断が曖昧なものはチェックシートとしては不適切なので意識してください。
<数値化に関する記事はこちらの記事をご覧ください>
チェックシートの作り方
③項目の順序を工夫する
3つめのチェックシートの作り方は「項目の順序を工夫する」です。
チェックシートの作り方としては項目のの内容だけでなく順番にもぜひこだわったもらいたいです。
など沢山項目があるからこそチェックをつけやすい順番にすることで効率が高まります。
実際の行動順にすることで、行動効率も高まるので手を動かしながらチェックシートを作ってみてください。
筆者チェックシートの順に沿って動いた際に一番効率の良い形が理想なので机上だけではなく実際の行動ベースでチェックシートを作るといいでしょう。
チェックシートの作り方
④簡潔で見やすいデザインにする
4つめのチェックシートの作り方は「簡潔で見やすいデザインにする」です。
ここまで項目を充実させるべきとお伝えしましたが、そんな中でも最大限シンプルに見やすくすることは大切になります。
というようにチェックシートはその役割上、多くの項目に対して加筆していく形になるので、見やすくシンプルなものがふさわしいでしょう。
細かい部分も是正していくことでチェックシートの使いやすさは大きく変わるので意識してみてください。
筆者張り切って様々な記載項目をつけてしまいがちですが、チェックシートの作り方としてはNGなので要注意です。
チェックシートの作り方
⑤必要な情報を追加する
5つめのチェックシートの作り方は「必要な情報を追加する」です。
余計な項目は省いたうえで簡単な必要情報は記載するようにしましょう。
などのように、チェックシートを後で管理する際に必要な項目は追加するのがチェックシートの作り方としては適切です。
特に複数人でチェックシートを管理する場合には、管理者が振り返りやすいような項目を追加するといいでしょう。
筆者誰がいつチェックしたかを管理するのもチェックシートの役割なので作り方として覚えておいてください。
チェックシートの作り方
⑥使いやすいフォーマットを選ぶ
6つめのチェックシートの作り方は「使いやすいフォーマットを選ぶ」です。
チェックシートの内容に応じて使いやすいフォーマットは変わるので意識するのが作り方としては適切でしょう。
など、使用の仕方によって適切なスプレッドシートのフォーマットは異なります。
使うシーンに応じてチェックシートの形式を変えると、より効率的なチェックシートの作り方になるので意識してください。
筆者ぼくは管理上スプレッドシートでチェックシートを作ることが多いので、チェックボックスやプルダウンを活用しています。
チェックシートの作り方
⑦フィードバックを取り入れる
7つめのチェックシートの作り方は「フィードバックを取り入れる」です。
チェックシートは事務的な作業になりやすいので、つい何も考えずに使ってしまいがちです。
というように実際に使ってみた感じの使用感を振り返り何度も改善を行うことでチェックシートがより良いものになっていきます。
チェックシートに限らずフィードバックを常に行って改善する習慣をつけるといいでしょう。
筆者シンプルな機能だからこそ、つい無意識になってしまいやすいのがチェックシートです。こまめに改善できないかを見直すといいでしょう。
チェックシートの作り方 まとめ
今回はチェックシートの作り方をご紹介しました。
状況に応じて必要な項目は変わるかと思いますが、チェックシートの作り方の要点を抑えることで効率的に仕事が進むようになります。
この記事を参考にチェックシートの作り方を身につけて理想の暮らしを目指してください。
また、チェックシートの作り方を身につけて、自身の理想のキャリアを目指していきたいという人は専門家への相談もおすすめします。下記のポジウィルキャリアであれば、無料でキャリア相談が可能です。
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