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資料を上手く作成するコツを知りたい
資料作成が苦手
社会人をしていると、社内へのプレゼンやクライアントへの資料を作成する機会があると思いますが、中々コツがつかめずに苦戦している人も多いと思います。
そこで経営コンサルタントを経験し、多くの経営者に資料を作成してきた筆者が、資料作成のコツをご紹介していきます。
資料作成のコツは非常にシンプルなので、コツを知っているかどうかで大きく資料の質は変わってきます。
この記事を参考に資料作成のコツを知ることで、効率的な生活を送ってくれたら幸いです。
このサイトでは生活の効率化を追求しています。
他にも暮らしに役立つ情報が盛りだくさんなので、ぜひ読んでみてください。
<仕事が速い人と遅い人の特徴はこちらの記事をご覧ください>
資料作成のコツ8選
それでは具体的に資料作成のコツをご紹介していきます。
いずれも少し意識するだけで簡単にできる資料作成のコツなので、この記事を参考に実践してみてください。
資料作成のコツ
①1ページ1メッセージ
ひとつめの資料作成のコツは「1ページ1メッセージ」です。
資料作成が下手な人の特徴としては何を伝えたいかわからないケースが多いです。
そのため、まずはそのページで何を伝えたいかを考え、そのためのデータや図を用いるようにすると資料作成が上手になります。
筆者ぼくが経営コンサルタントをやっている時は、こちらのコツは必須とも言っていいレベルでした。要は何を伝えたいかをわかりやすくしましょう。
資料作成のコツ
②構成を伝える
2つめの資料作成のコツは「構成を伝える」です。
資料が複数枚に及ぶ場合はその資料の目次のようなものを作り、構成を始めに伝えるといいでしょう。
というように構成を伝えることで、相手の理解度や効率が高まる資料作成が可能になります。
簡単にできる資料作成のコツなので、ぜひ試してみてください。
筆者資料のボリューム感や進捗がわからないまま進行されるのは聞き手にとっては非常にストレスになります。必ず構成を伝えて受け取り手の効率も上げるようにしましょう。
資料作成のコツ
③ページを必ず入れる
3つめの資料作成のコツは「ページを必ず入れる」です。
これは忘れてしまう人もいると思いますが、ページは必ずいれましょう。
というようにページがあるかどうかでその資料に関わる際の効率が大きく上がります。
ページをいれる際には手動ではなくスライドマスターで自動入力されるようにしましょう。
筆者ページ数は当たり前のようですが、ないだけで信用できない資料になってしまいます。簡単に設定できるので実践しましょう。
資料作成のコツ
④文字のフォントやサイズを合わせる
4つめの資料作成のコツは「文字のフォントやサイズを合わせる」です。
これも気にするかどうかで資料の見やすさが大きく変わってくる資料作成のコツです。
などのような点に注意すると資料全体のデザインがよくなり、説得力が増していきます。
これらのフォントを統一するためにはコピペを中心にページを作っていくとずれにくくなります。ぜひ意識してもらいたい資料作成のコツです。
筆者コピペで新しいページを作ってから修正していくと、これらの項目は統一されて見やすくなります。細かい部分ですが、日ごろ実践している人はすぐに気づく内容なので差が出る資料作成のコツです。
資料作成のコツ
⑤色の数を抑える
5つめの資料作成のコツは「色の数を抑える」です。
資料のデザインに関する資料作成のコツで、色の数を抑えることで見やすい資料になります。
などのようにすることで、資料全体のイメージがよくなったり、どこに注目したらいいかがわかりやすくなります。
デザインセンスに自信のない人は、極力使う色を減らしたり、薄めの色を使うようにすると無難なデザインになるので試してみてください。
筆者ファッションとかと同様で基本的には3色以内に抑えた方がいいです。基本は白黒ベースに強調したい部分だけ色付けするようにしましょう。
資料作成のコツ
⑥余白を意識する
6つめの資料作成のコツは「余白を意識する」です。
資料作成となると文字や図にばかり目が行きますが、余白に関しても非常に重要です。
などをすることで、見やすい資料となり相手への説得力が増します。
余白のデザインが悪い資料だとなんとなく出来ない人っぽい印象になってしまうので、ぜひ注意してもらいたい資料作成のコツです。
筆者余白がありすぎると内容が薄く、余白が多すぎるとださい資料になってしまうので要注意です。資料作成の際にはぜひ意識してください。
資料作成のコツ
⑦対比を用いる
7つめの資料作成のコツは「対比を用いる」です。
資料作成をするという事は何かを伝えたいという事だと思います。その場合には対比を使うことでわかりやすくなります。
などのように対比をすることで効果がわかりやすく、伝わりやすい資料作成のコツとなります。
ビジネスマンとしては必須のスキルでもあるので、数字を用いて比較する癖を必ずつけるようにしましょう。
筆者資料作成をしているという事は、誰かに何かしらの判断を迫っていると思います。その際に参考になるのは数字なので、数字でのデータは必須です。苦手な人は数字になれることで資料作成のレベルも上げていきましょう。
<仕事で結果を残す方法はこちらの記事をご覧ください>
資料作成のコツ
⑧あなたのため感をだす
8つめの資料作成のコツは「あなたのため感をだす」です。
最後は相手の感情面に訴えかける資料作成のコツで、あなたのために作ったという資料にするとより効果的な資料になります。
これらのような内容を用いることで、自分のために資料作成してくれたんだなと相手は思い印象は高くなります。
手間はかかりますが効果は大きいので意識することで結果が大きく変わる資料作成のコツです。
筆者経営コンサルタントをしていて資料を作成する時には効率化のためにテンプレ化をしていましたが、部分的に相手にオリジナルな内容とすることで、説得力のある資料を作成していました。テンプレの部分とオリジナルの部分を上手く使い分けてください。
資料作成のコツ まとめ
今回は資料作成のコツをご紹介しました。
資料作成に関しては苦手意識のある人も多いと思いますがコツを掴むことで、誰でも効率的に資料作成することが出来ます。この記事を参考に資料作成のコツを知ることで、みなさんの仕事効率が上がると幸いです。
また、資料作成のコツを覚えるだけでなく、自身の理想のキャリアを目指していきたいという人は専門家への相談もおすすめします。下記のポジウィルキャリアであれば、無料でキャリア相談が可能です。
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