【社会人必見】資料作成のコツ8選!

資料作成のコツ

※この記事には広告表現を含みます

この記事では資料作成のコツを知ることが出来ます

資料を上手く作成するコツを知りたい

資料作成が苦手

社会人をしていると、社内へのプレゼンやクライアントへの資料を作成する機会があると思いますが、中々コツがつかめずに苦戦している人も多いと思います。

そこで経営コンサルタントを経験し、多くの経営者に資料を作成してきた筆者が、資料作成のコツをご紹介していきます。

【この記事の結論】
◇コツを抑えたら簡単に資料作成できる!

【こんな人におすすめ】
◇資料作成が苦手
◇上手に資料作成をしたい
◇資料作成のコツを身に着けて周りに差をつけたい

資料作成のコツは非常にシンプルなので、コツを知っているかどうかで大きく資料の質は変わってきます。

この記事を参考に資料作成のコツを知ることで、効率的な生活を送ってくれたら幸いです。

このサイトでは生活の効率化を追求しています。
他にも暮らしに役立つ情報が盛りだくさんなので、ぜひ読んでみてください

<仕事が速い人と遅い人の特徴はこちらの記事をご覧ください>

目次

資料作成のコツ8選

それでは具体的に資料作成のコツをご紹介していきます。

【資料作成のコツ】
①1ページ1メッセージ
②構成を伝える
③ページを必ず入れる
④文字のフォントやサイズを合わせる
⑤色の数を抑える
⑥余白を意識する
⑦対比を用いる
⑧あなたのため感をだす

いずれも少し意識するだけで簡単にできる資料作成のコツなので、この記事を参考に実践してみてください。

資料作成のコツ
1ページ1メッセージ

ひとつめの資料作成のコツは「1ページ1メッセージ」です。

資料作成が下手な人の特徴としては何を伝えたいかわからないケースが多いです。

そのため、まずはそのページで何を伝えたいかを考え、そのためのデータや図を用いるようにすると資料作成が上手になります。

筆者

ぼくが経営コンサルタントをやっている時は、こちらのコツは必須とも言っていいレベルでした。要は何を伝えたいかをわかりやすくしましょう。

資料作成のコツ
構成を伝える

2つめの資料作成のコツは「構成を伝える」です。

資料が複数枚に及ぶ場合はその資料の目次のようなものを作り、構成を始めに伝えるといいでしょう。

◇資料の趣旨がわかる
◇全体像やボリューム感がわかる
◇資料の進捗度がわかる

というように構成を伝えることで、相手の理解度や効率が高まる資料作成が可能になります。

簡単にできる資料作成のコツなので、ぜひ試してみてください。

筆者

資料のボリューム感や進捗がわからないまま進行されるのは聞き手にとっては非常にストレスになります。必ず構成を伝えて受け取り手の効率も上げるようにしましょう。

資料作成のコツ
ページを必ず入れる

3つめの資料作成のコツは「ページを必ず入れる」です。

これは忘れてしまう人もいると思いますが、ページは必ずいれましょう。

◇特定のページの話をしたい時に用いる
◇ボリューム感や進捗度がわかる

というようにページがあるかどうかでその資料に関わる際の効率が大きく上がります。

ページをいれる際には手動ではなくスライドマスターで自動入力されるようにしましょう。

筆者

ページ数は当たり前のようですが、ないだけで信用できない資料になってしまいます。簡単に設定できるので実践しましょう。

資料作成のコツ
文字のフォントやサイズを合わせる

4つめの資料作成のコツは「文字のフォントやサイズを合わせる」です。

これも気にするかどうかで資料の見やすさが大きく変わってくる資料作成のコツです。

◇全ての文字フォントを合わせる
◇ページ間の文字の位置を揃える
◇サイズ感を合わせて強弱をつける

などのような点に注意すると資料全体のデザインがよくなり、説得力が増していきます。

これらのフォントを統一するためにはコピペを中心にページを作っていくとずれにくくなります。ぜひ意識してもらいたい資料作成のコツです。

筆者

コピペで新しいページを作ってから修正していくと、これらの項目は統一されて見やすくなります。細かい部分ですが、日ごろ実践している人はすぐに気づく内容なので差が出る資料作成のコツです。

資料作成のコツ
色の数を抑える

5つめの資料作成のコツは「色の数を抑える」です。

資料のデザインに関する資料作成のコツで、色の数を抑えることで見やすい資料になります。

◇無駄な色を使わない事で伝えたい部分を強調する
◇話している部分を濃淡で表す
◇ベースとなる色調を統一する

などのようにすることで、資料全体のイメージがよくなったり、どこに注目したらいいかがわかりやすくなります。

デザインセンスに自信のない人は、極力使う色を減らしたり、薄めの色を使うようにすると無難なデザインになるので試してみてください。

筆者

ファッションとかと同様で基本的には3色以内に抑えた方がいいです。基本は白黒ベースに強調したい部分だけ色付けするようにしましょう。

資料作成のコツ
余白を意識する

6つめの資料作成のコツは「余白を意識する」です。

資料作成となると文字や図にばかり目が行きますが、余白に関しても非常に重要です。

◇余白のバランスを整える
◇余白の幅を揃える

などをすることで、見やすい資料となり相手への説得力が増します。

余白のデザインが悪い資料だとなんとなく出来ない人っぽい印象になってしまうので、ぜひ注意してもらいたい資料作成のコツです。

筆者

余白がありすぎると内容が薄く、余白が多すぎるとださい資料になってしまうので要注意です。資料作成の際にはぜひ意識してください。

資料作成のコツ
対比を用いる

7つめの資料作成のコツは「対比を用いる」です。

資料作成をするという事は何かを伝えたいという事だと思います。その場合には対比を使うことでわかりやすくなります。

◇自社の効果を他社と比較する
◇今年の売上を昨年と比較する
◇事例Aと事例Bで比較検証する

などのように対比をすることで効果がわかりやすく、伝わりやすい資料作成のコツとなります。

ビジネスマンとしては必須のスキルでもあるので、数字を用いて比較する癖を必ずつけるようにしましょう。

筆者

資料作成をしているという事は、誰かに何かしらの判断を迫っていると思います。その際に参考になるのは数字なので、数字でのデータは必須です。苦手な人は数字になれることで資料作成のレベルも上げていきましょう。

<仕事で結果を残す方法はこちらの記事をご覧ください>

資料作成のコツ
あなたのため感をだす

8つめの資料作成のコツは「あなたのため感をだす」です。

最後は相手の感情面に訴えかける資料作成のコツで、あなたのために作ったという資料にするとより効果的な資料になります。

◇表紙に相手の名前をいれる
◇相手のことを調べて、相手目線に立った提案をする
◇その相手オリジナルであることがわかるページを作る

これらのような内容を用いることで、自分のために資料作成してくれたんだなと相手は思い印象は高くなります。

手間はかかりますが効果は大きいので意識することで結果が大きく変わる資料作成のコツです。

筆者

経営コンサルタントをしていて資料を作成する時には効率化のためにテンプレ化をしていましたが、部分的に相手にオリジナルな内容とすることで、説得力のある資料を作成していました。テンプレの部分とオリジナルの部分を上手く使い分けてください。

資料作成のコツ まとめ

今回は資料作成のコツをご紹介しました。

資料作成に関しては苦手意識のある人も多いと思いますがコツを掴むことで、誰でも効率的に資料作成することが出来ます。この記事を参考に資料作成のコツを知ることで、みなさんの仕事効率が上がると幸いです。

また、資料作成のコツを覚えるだけでなく、自身の理想のキャリアを目指していきたいという人は専門家への相談もおすすめします。下記のポジウィルキャリアであれば、無料でキャリア相談が可能です。

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この記事を書いた人

超高単価のマンション営業にてトップの成績を収めたのち経営コンサルタントに転身。
現在では上場IT系にて新規事業立上げの責任者を務める傍ら、「効率化を追求するブログ」の執筆やバンド活動など様々な活動を効率よくこなしています。

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