【即実践】コミュニケーションを効率化する7つの方法！

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この記事ではコミュニケーションを効率化する方法を知れます

仕事をしていく上で欠かすことのできないコミュニケーションですが、効率的にコミュニケーションをとる方法が気になる人もいると思います。

そこで今回は経営コンサルタントを経験し、多くの経営者とコミュニケーションをとってきた筆者がコミュニケーションを効率的にとる方法をご紹介します。

【この記事の結論】
◇コミュニケーションを効率的にとる方法は沢山ある
◇コミュニケーションの効率化で仕事が捗り成功する

【こんな人におすすめ】
◇コミュニケーションが苦手な人
◇他人とのコミュニケーション方法を改善したい人
◇他人にコミュニケーション方法を改善してほしい人

このようにコミュニケーションが苦手な人も、もっと深く知りたい人にも効率化する方法が伝わるようにご紹介していくので、ぜひ記事を読み進めてください。

このサイトでは生活の効率化を追求しています。
他にも暮らしに役立つ情報が盛りだくさんなので、ぜひ読んでみてください。

<コミュニケーションを効率化するメリットはこちらの記事をご覧ください>

コミュニケーションを効率化する7つの方法

それでは、ここからはコミュニケーションを効率化する方法を具体的にご紹介していきます。

◇不要な電話を避ける
◇チャットを利用する
◇話しかけていい時間を決める
◇冒頭に結論を伝える
◇内容を箇条書きにする
◇具体的なアクションまで明示する
◇食事を利用する

意識で改善できる部分や仕組みで行う部分もあるので、取り組めそうな方法はぜひ実践してみてください。

コミュニケーションを効率化する方法
①不要な電話を避ける

ひとつめのコミュニケーションを効率化する方法は「不要な電話を避ける」です。

コミュニケーションにとって便利な電話ですが、使い方によっては通話時間や折り返しに要する時間など、お互いの時間を削ってしまう非効率なコミュニケーション方法になります。

◇急ぎの要件
◇直接でないと伝わらない内容
◇履歴を残したくない内容

これらの内容でない限りはチャットやメールを使うようにするといいでしょう。

どうしても電話で伝えたい際には、相手に何時ごろ電話しますと伝えておくのも効率的になるのでおすすめです。

コミュニケーションを効率化する方法
②チャットを利用する

2つめのコミュニケーションを効率化する方法は「チャットを利用する」です。

今では当たり前のように使われているチャット機能ですが、コミュニケーションを効率化する方法としては最適です。

◇まとめて複数人に情報共有できる
◇宛名や「お疲れ様です」などの挨拶が不要
◇データやタスクを保管できる

など、効率的にコミュニケーションをとれるだけでなく、その他にも便利な機能を沢山有しているケースも多いです。

日ごろチャットをあまり使っていない場合はぜひ、コミュニケーションツールとして導入してください。

コミュニケーションを効率化する方法
③話しかけていい時間を決める

3つめのコミュニケーションを効率化する方法は「話しかけていい時間を決める」です。

一部の企業では実践されているのですが、自由に話しかけていい時間と集中時間を決めると効率的にコミュニケーションをとることができます。

◇午前中は仕事の話でも声かけ禁止
◇カレンダーに集中時間を記載する
◇イヤホンや耳栓をつける

やや冷たいような印象に感じるかもしれませんが、各々作業に集中する時間と、自由に話しかけていい時間を分けることで、作業効率が上がるだけでなく、コミュニケーション自体の質も高くなります。

チーム内や少人数のグループ内だけでもぜひ実践してみてください。効果てきめんな方法です。

コミュニケーションを効率化する方法
④冒頭に結論を伝える

4つめのコミュニケーションを効率化する方法は「冒頭に結論を伝える」です。

まずは結論からとよく聞くかもしれませんが、簡単なコミュニケーションでも結論から話すことをおすすめな方法です。

◇伝えたい事を最初に言う
◇報告なのか相談なのかを伝える
◇数字などのファクトから伝える

など、こちらから話しかける際だけでなく、何か質問をされた際にも簡潔に結論から話すことを意識しましょう。

コミュニケーションを効率化する方法
⑤内容を箇条書きにする

5つめのコミュニケーションを効率化する方法は「内容を箇条書きにする」です。

伝えたいことを箇条書きにすることで下記のような効率化の効果があります。

◇話の内容が整理できる
◇論点をきちんと相手に伝えることが出来る
◇お互い一つずつ課題を解決できる

相手にコミュニケーションをとる前に話したい内容を箇条書きにしてまとめるだけでも効率的な方法です。冒頭に「〇点相談があります」というように話をするとよいでしょう。

コミュニケーションを効率化する方法
⑥具体的なアクションまで明示する

6つめのコミュニケーションを効率化する方法は「具体的なアクションまで明示する」です。

相手とコミュニケーションをとった際に具体的なアクションまで明示することで、何をするべきかが明確に効率化ができます。

◇〇〇なので、内容を確認してフィードバックください
◇〇〇に関して相談させてください
◇〇〇の対応をお願いします

など、コミュニケーションをとった際には、きちんと何をしてほしいかまで伝えるのが効率的なコミュニケーションの方法です。必ず意識するようにしてください。

コミュニケーションを効率化する方法
⑦食事を利用する

7つめのコミュニケーションを効率化する方法は「食事を利用する」です。

コミュニケーションをとる上で食事は効果的で、共通の話が膨らんだり、会話へのハードルが下がる傾向にあります。

ビジネス上で活用するためには

◇ランチに誘う
◇おやつや軽食を一緒に食べる
◇軽く飲みに行く

などが有効です。理想はランチや軽食ですが、状況に応じて1時間程度飲みに誘うのもいいと思います。食事や飲みなどは個人の好みや志向性もある部分は理解して誘うようにしましょう。

コミュニケーションを効率化する方法　まとめ

今回は効率的にコミュニケーションをとる方法をご紹介しました。

今回ご紹介した方法でコミュニケーションをとる事で仕事が捗り、結果が出やすくなります。仕事に関してもっと成長していきたいという人は、ぜひ参考にしてください。

また、コミュニケーションを改善して、自身の理想のキャリアを目指していきたいという人は専門家への相談もおすすめします。下記のポジウィルキャリアであれば、無料でキャリア相談が可能です。

◇キャリアに特化したパーソナルトレーニング
◇転職活動などの最新情報
◇面接対策

など、あなたが理想のキャリアを形成する上でのサポートをしてくれます。特に、漠然と環境を変えたいけど「今後のキャリアがまだ決まっていないけど、誰かに相談したい！」という人にはおすすめです。

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