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相手に言いたいことが伝わらない
仕事での報告や説明が苦手
お客さんへの営業や社内プレゼン、上司への報告、プライベートでの会話など、人に説明をする機会って意外と多いですが、苦手意識を持っている人も多い分野かと思います。
そこで今回は経営コンサルタントを経験し、多くの経営者に様々な説明をしてきた筆者が説明が上手くなる方法ついてご紹介します。
同じ仕事をしていても説明が上手い方が効率もいいですし、評価もされやすいです。
ぜひ、この記事を参考に説明が上手くなる方法を知って、効率的に成功していきましょう。
このサイトでは生活の効率化を追求しています。
他にも暮らしに役立つ情報が盛りだくさんなので、ぜひ読んでみてください。
<仕事が早くなる方法に関してはこちらの記事をご覧ください>
説明が上手くなる方法7選
それではここから具体的に説明が上手く方法をご紹介していきます。
いずれも基本的な内容ですが、中々実践できていない人も多いと思います。自身にイメージしてみて、当てはまってるなという人はこの記事を参考に改善してみてください。
説明が上手くなる方法
①根拠を話す
ひとつめの説明が上手くなる方法は「根拠を話す」です。
説明をしている時に「なんで？」と言われたり思われている人はこの根拠を話すことが苦手な人が多いです。
【例】
「サウナは気持ちいいよ」
➢「普段仕事で頭使ってるよね、そういう時は脳がリフレッシュされるからサウナがおすすめだよ。」
「ここのラーメン屋おすすめだよ」
➢「普段お酒を飲んだ後ラーメン食べたがるよね。そしたらここのラーメン屋はスープが絶品で温まるからおすすめだよ。」
など、なぜそのような発言をしたのかを相手にもわかるように伝えてあげることが重要です。
特に仕事においては数字を使って根拠を話す必要があるので、併せて数字に強くなることで説明が上手くなります。
筆者ぼくもビジネス上では必ず数字で根拠を明確するようにしています。その際に「現状」「基準となる数値」「乖離」を数字で説明してから根拠や行動を説明すると、理解されやすくなるので必ず意識ししましょう。
<数字に強くなる方法はこちらの記事をご覧ください>
説明が上手くなる方法
②主語と述語を明確にする
2つめの説明が上手くなる方法は「主語と述語を明確にする」です。
説明をした際に、よく聞き返されてしまう人はこちらを意識すると説明が上手くなります。
など、説明が下手な人は「構文がめちゃくちゃ」「動詞主体で話す」ことが多いです。
相手に説明する時は必ず主述関係を明確にすることでわかりやすい説明を行うようにしましょう。
筆者ぼくは経営コンサルタントという仕事上、誰が何をするかを明確にする必要がありました。そのため、この辺が不十分な人は特に気になってしまいます。自覚ある人は必ず治しましょう。
説明が上手くなる方法
③指示語を使わない
3つめの説明が上手くなる方法は「指示語を使わない」です。
説明が下手な人の特徴としては、指示語が多く曖昧な表現を多用する人が多いです。
など、曖昧な表現を使うと聞いている相手は理解できていないケースがあります。
指示語は便利な言葉ですが、その分曖昧さが増してしまうので、説明をする際には極力使わないようにしましょう。
筆者ぼくも上記に加えて「断言する」という事を意識しています。そうすることで、伝わりやすくなる上に自然と指示語を使わなくなるので意識してみてください。
説明が上手くなる方法
④前提や言葉の定義を合わせる
4つめの説明が上手くなる方法は「前提や言葉の定義を合わせる」です。
上手な説明をするためには言葉や前提の定義を合わせることが重要です。
など、相手に説明をする上では前提条件や定義の統一が必要です。
また、データを使って説明をする際にも単位やデータ条件を最初に伝えると前提条件が揃うのでおすすめです。
筆者仕事ができる”風”な人で要注意なのが「伝わらない横文字を使う」「自社だけの公用語を使う」など、相手に伝わらない言葉で表現してしまうことです。難しい言葉を使うよりも簡単な言葉を使う方が効率的なので意識してください。
説明が上手くなる方法
⑤例え話を使う
5つめの説明が上手くなる方法は「例え話を使う」です。
たとえ話を使う事で相手がイメージをしやすくなり説明が伝わりやすくなります。
など、話している相手が理解しやすい分野でたとえ話をすると上手く説明ができるようになります。
注意点としては例え話を多用しすぎてしまうと、逆にわかりずらくなる場合もあるので要所を抑えて説明に使うようにしましょう。
筆者ぼくは「アップセル」や「クロスセル」といった売上単価向上施策の場合マクドナルドのセット販売の話で例えています。異業種でも当てはまる事例はたくさんあるので日常的に情報収集しておくといいでしょう。
説明が上手くなる方法
⑥図を書いて説明する
6つめの説明が上手くなる方法は「図を書いて説明する」です。
人は耳で聴くだけでなく視覚的にも説明を受けることで理解しやすくなります。
など、説明と同時に可視化も行うことが説明を上手くなる方法です。
まずは図のきれいさは気にしなくてもいいので、書きながら説明する癖をつけてみてください。
筆者ぼくも説明をする際には図ひとつに対して伝えたい事を箇条書きで伝えていました。可視化もできる上に説明したい内容も整理できるのでおすすめです。
説明が上手くなる方法
⑦相手の立場で考える
7つめの説明が上手くなる方法は「相手の立場で考える」です。
コミュニケーションの基本的な部分でもありますが、相手の立場で考えることが説明を上手くする方法です。
など、常に相手目線で説明をする事で伝わりやすくなります。
いっそのこと、相手に趣旨や目的を聞いてすり合わせてしまうのも手なので、相手の状況や立場を理解することを徹底しましょう。
筆者ぼくもコンサルティングを行う際には、社長の目的やビジョンなどを明確にしてから話をしていました。そうすることで、説明すべき内容が明確になり非常に伝わりやすくなります。
説明が上手くなる方法 まとめ
今回は説明が上手くなる方法についてご紹介しました。
人に説明をするという行為は生きていく上では不可欠なので、この記事で説明が上手くなる方法を身に着けることで効率的なコミュニケーションをとっていくようにしましょう。
また、説明を上手くして、自身の理想のキャリアを目指していきたいという人は専門家への相談もおすすめします。下記のポジウィルキャリアであれば、無料でキャリア相談が可能です。
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