最高の意思決定を！会議の効率化5選！

普段このように感じることはないですか？

もちろん会議は重要ですが、組織によっては形骸化していたり、効率が落ちていたりするケースが多いです。そこで今回は会議を効率化する方法を5つご紹介します。

この記事を読むと以下のことが得られます。

このブログでは見ている人が「もっと早く知っておきたかった、、、」という内容をまとめ、より賢く暮らす為のお手伝いをしています！よかったら色々な記事を見てみてください＾＾

<その他の時間術に関してはこの記事をご覧ください>

会議を効率化することの重要性

まず初めに、重要な事からお伝えします。

会議=コスト

何となくイメージできない人もいるかもしれませんが、会議を行うのにもコストがかかっています。

例えば10人の人が1時間会議に参加すると、10時間分のコストを使用していることになります。そのため、会議の効率化をして、時間を減らすことや参加者を減らすことはそのままコスト削減に直結します。

また、もう一つ重要なのは

会議=意思決定の場

という点です。会議は話し合いや報告の場と思っている人が多いかもしれませんが、会議は意思決定をして次に行うべきアクションを決める時間です。

その為、ただ話すだけ、報告するだけの会議は今すぐやめましょう。

私自身も経営コンサルタントとして主な仕事は会議でした。そのため、自身の経験も交えながら会議を効率化する方法をお伝えしていきますので、是非とも学んでいってください。

会議を効率化する方法5選

まずは会議を効率化するためのポイントを5つお伝えします。

【会議を効率化する方法】
①時間を事前に決めて厳守する
②資料や話す内容の前準備を徹底する
③共有でなく、todo決定を行う
④参加者に発言させる
⑤参加人数も意識する

どのように会議を進めていくのが効率的かはこの後具体的にお伝えしていきます。

会議を効率化する方法
①時間を事前に決めて厳守する

ひとつめの会議を効率化する方法は「時間を事前に決めて厳守する」です。

と思う人も多いと思いますが、会議や打ち合わせって終わる時間が決まっていない事が多くないでしょうか？大体の時間が決まっていても何となく、伸びてしまうケースも多いと思います。

時間が伸びるとその分コストも増えますし、そういう場合の会議は大抵次のアクションが明確になっていないケースが多いです。

開始時間と終了時間は明確にしてその時間内で完全に終わらせるというルールを厳守しましょう。

また、人間の集中力は15分周期が一般的です。そのため、会議は短い会議で15分、普通の会議でも30分と15分周期にすることで集中力を維持して会議を行うことができます。

<集中力に関してはこの記事も読んでみてください>

会議を効率化する方法
②資料や話す内容の前準備を徹底する

2つめの会議を効率化する方法は「資料や話す内容の前準備を徹底する」です。

会議を効率化するために前準備は非常に重要です。具体的には

①アジェンダを作成して事前提出する
②資料を事前提出して、全員が目を通してくる

この二つをやってくるだけでも会議は大きく効率化できます。

ますアジェンダとは、その会議の予定表のようなもので、話す内容及び決めたい内容を一覧化したものです。当日はこのアジェンダに沿って進めることで話が脱線せずに会議を進行できます。

また、資料に関しても、会議中に資料を音読しているだけの人いませんでしょうか？超時間の無駄ですよね。

報告事項は事前に資料にして目を通してもらうことで、会議は意思決定に集中できます。目を通してもらいやすいように資料は長い文章ではなく13文字以内くらいの箇条書きがおすすめでPDF化しておくとスマホで移動中も見やすくなります。

会議を効率化する方法
③共有でなく、todo決定を行う

3つめの会議を効率化する方法は「共有でなく、todo決定を行う」です。

ここまで読んでいただいた方ならここは分かると思いますが、共有は事前に資料で済ませているので会議では、その後のアクション、todoを決めていく流れになります。

ここで重要なのはざっくりと方向性を決めるだけでなく、具体的な行動を担当者と期日も含めて決めていくことです。むしろ会議はそのための場で、定期的に全員でアクションを決めて回していくことで効率的に仕事が動いていくようになります。

ここで重要な点は重要度と納期から優先度を決めるという点です。

有名なものでこのような重要度と緊急度のマトリクスがあります。これらでまず着手するのはAの象限、後回しにするのはDの象限というのは分かると思います。

ではBとCはどちらを先にやるべきでしょうか。

答えは「B」です

Bには一般的に新しい事業や取り組みの為の準備や、個人では挑戦したいけど未経験のもの等、比較的長期スパンのものが入りやすいです。

その為、

という人はBの象限を後回しにしている可能性が高いです。

各タスクをこの4象限に当てはめていくことで優先順位をつけて行動できるので、会議での意思決定が進み効率化できます。個人でもチームでも使えるので、是非試してみてください。

<このほかにも行動力を上げるための方法はこちらの記事もお願いします>

会議を効率化する方法
④参加者にも発言させる

4つめの会議を効率化する方法は「参加者にも発言させる」です。

よくない会議の代表例として上の人だけ話して、他は聞いているだけ(実際は聞いていない)というのがあります。先ほどの話の通り、コストの無駄遣いなので今すぐやめましょう。

会議の発言に関しては

①アジェンダの時点で各テーマで担当を割り振る
②マネージャーは話すより聞くことに徹して、意思決定を責任もって行う
③ブレーンストーミングの会議を行う

これらが有効です。各担当に関しては、事前にこのテーマはこの人から話すと決めておけば事前準備が行われ会議への参加感が高まります。

マネージャーに関しては基本はメンバーの提案を聞いて意思決定に責任を持つ事にとどめましょう。

最後にブレーンストーミングとは、その場にいる参加者でざっくばらんな意見をだして話を進めていく方法です。これは活発な議論がなされるケースが多いですが、内容が散文したり、話しがまとまりにくいというデメリットがあります。

その為、ブレーンストーミングはアイデアを出す時間、アイデアを整理する時間、質問をする時間等会議内のスケジュールを区切ることで効率化しましょう。

会議を効率化する方法
⑤参加人数も意識する

5つめの会議を効率化する方法は「参加人数も意識する」です。

何度も言うようですが、会議はコストなので、発言しない人や話を聞かない人は参加させるだけ無駄です。そのため、必要以上に全員参加させるのでなく、必要最小限の人数で行うようにしましょう。

また、一般的には7人±2人以外の人数は効率が悪いと言われています。

その為、ある程度人数を集める場合は5~9人程度が上限であるというところも覚えておきましょう。

会議を効率化する方法　まとめ

今回は会議を効率化する方法について説明しました。

僕の感覚ですが、大きい企業や年齢層の高い組織程、長い無駄な会議が多いような印象を持っています。会議はもちろん重要ですが、その後の行動によって成果が出されるものなので、会議が目的にならないようにうまく効率化しましょう。

この記事を読んだ皆さんが各々の環境で会議を効率化して成果を出してもらえたら嬉しいです。

このブログでは他にも賢く暮らす為の情報を発信していますので是非とも他の記事も読んでみてください。

<仕事能力を上げるための記憶力を上げる方法に関してはこちらの記事をご覧ください>