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毎日の仕事が忙しい
多くのチャットが来るから効率化したい
日ごろの仕事において、チャットの利用頻度が多い人も増えていますが、意外と時間を取られていることも多いと思います。そんな時はどうにかチャットを効率化したいなと思う時もありますよね。
そこで経営コンサルタントを経験し、チャットを効率化することで膨大な業務量をこなしてきた筆者が、チャットを効率化する方法をご紹介していきます。
ひとつずつはわずかな時短かもしれませんが、チャットを効率化することで使える時間が大きく増えます。また、仕事が効率的だと評価されたり、仕事でも成果を残しやすくなります。
この記事を参考にチャットを効率化する方法を知ることで、より効率的に時間を使って理想の暮らしを送ることができるので、ぜひ読み進めてみてください。
このサイトでは生活の効率化を追求しています。
他にも暮らしに役立つ情報が盛りだくさんなので、ぜひ読んでみてください。
<良いコミュニケーションについてはこちらの記事をご覧ください>
<マルチタスクをやめる方法についてはこちらの記事をご覧ください>
チャットを効率化する方法
ここからはチャットを効率化する方法をご紹介していきます。
いずれも少し工夫するだけでチャットを効率化することが可能で、仕事の成果を上げやすくなります。
この記事を参考にチャットを効率化する方法を知ることで効率的に時間を使って理想の暮らしを目指していきましょう。
チャットを効率化する方法
①わかりやすい文章を身につける
ひとつめのチャットを効率化する方法は「わかりやすい文章を身につける」です。
これはチャットだけでないですが、手軽にメッセージを送れるチャットだからこそわかりやすい文章を心がけることが大切です。
などのように、文章をきちんと整理してチャットを送ることで効率的に仕事が進んでいきます。
チャットが効率的だからこそ雑になってしまう人も多いと思うので、意識的にわかりやすい文章を書くトレーニングを行ってみてください。
筆者ぼくもチャットの際には箇条書きを用いることで文章をわかりやすく整理しています。慣れると非常に楽になるので試してみてください。
<箇条書きの上手な書き方についての記事はこちらをご覧ください>
チャットを効率化する方法
②宛先を明確にする
2つめのチャットを効率化する方法は「宛先を明確にする」です。
気軽に複数人にアプローチできるチャットだからこそ、宛先を曖昧にしてしまうと逆に非効率になってしまいます。
などのように、多くの人が参加しているチャットだからこそ、誰に何をお願いしたいのかを明確にする必要があります。
上司への共有は括弧にいれる、メンション先は1人にするなど受取側が指示を受けやすいようなチャットを心がけて効率化しましょう。
筆者参加人数の多いチャットの場合は特に誰宛てなのかを明確にするといいでしょう。共有であれば共有のみと伝えるなど、受け取る側の工数を削減して効率化を図りましょう。
チャットを効率化する方法
③余計な文言を省く
3つめのチャットを効率化する方法は「余計な文言を省く」です。
メールを送る際の名残で、つい余計な文言を入れてしまう人は効率化を目指しましょう。
など、社内のコミュニケーションを中心に必要な文言は打たないというのがチャットの効率化としては重要です。
もちろん必要な際に使う分には問題ないですが、極力なくすルールを設けることでチャットの効率化が進むでしょう。
筆者上記のような余計な文言を抜けるのもチャットが効率的なポイントの一つなので、余計な文言はつけないというルールを設けるといいでしょう。
チャットを効率化する方法
④グループを断捨離する
4つめのチャットを効率化する方法は「グループを断捨離する」です。
気軽にグループ作成ができるチャットだからこそ不要なチャットも多いと思います。
など、不必要なチャットを減らすことで通知数を抑えることができチャットを効率化できます。
チャットグループの数が多いとどこに連絡したらいいかわかりずらいという手間もかかるので要注意です。
筆者人事異動や役割が変わる際には不要なチャットが増えることが多いです。その都度チャットを減らすことで効率化が図れるでしょう。
チャットを効率化する方法
⑤マイチャットを活用する
5つめのチャットを効率化する方法は「マイチャットを活用する」です。
どのチャットツールでもマイチャット機能がついているので、うまく活用することでチャットの効率化が図れます。
などの形でマイチャットを手軽に送れるメモ機能のような形で活用することで効率的にチャットを利用することができます。
どのチャットツールでも簡単に使える部分なので、ぜひマイチャットを効率化してチャットを使いこなしてみてください。
筆者ぼくはタスクを入力したり土日が空けたらメンバーにチャットする内容をマイチャットにため込んだりしています。
チャットを効率化する方法
⑥音声機能を使う
6つめのチャットを効率化する方法は「音声機能を使う」です。
チャットは文章を送るイメージが強いと思いますが、音声機能を上手く使うことで効率化が可能になります。
というように文章では伝わりにくいような内容に関しては音声機能を使うことで効率的に伝達することができます。
作業の質やスピードが大きく上がるので、試したことない人はぜひ一度試してみてください。
筆者チャットと音声機能それぞれのメリットがあるので、各々理解することで効率的に使いこなしましょう。
チャットを効率化する方法
⑦どこでも見れるようにする
7つめのチャットを効率化する方法は「どこでも見れるようにする」です。
最後に便利なチャット機能だからこそどこでも即時対応できると非常に効率的です。
など、隙間時間などにチャットを使えると非常に効率的に作業を行うことができます。
迅速なチャットのやり取りが仕事のボトルネックを防いでくれるので、日頃コミュニケーションが必要な仕事の人は取り入れてみてください。
筆者ぼくはいつでもチャットを使えるようにスマホの設定を工夫しています。当たり前のようですがないがしろにしている人も多いので意識してみてください。
チャットを効率化する方法 まとめ
今回はチャットを効率化する方法をご紹介しました。
便利なチャットだからこそ少しの工夫でさらなる効率化を図ることが可能になります。
この記事を参考にチャットの効率化を図ることで、理想の暮らしを目指してみてください。
また、チャットの効率的な使い方を身につけて、自身の理想のキャリアを目指していきたいという人は専門家への相談もおすすめします。下記のポジウィルキャリアであれば、無料でキャリア相談が可能です。
など、あなたが理想のキャリアを形成する上でのサポートをしてくれます。特に、漠然と環境を変えたいけど「今後のキャリアがまだ決まっていないけど、誰かに相談したい！」という人にはおすすめです。
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