※この記事には広告表現を含みます
仕事が上手く回らない
仕事の優先順位をうまく立てて時間を有効に使いたい
日ごろ忙しくしている皆さんであれば、時には仕事が上手く回らずに困っている場合もあると思います。一方で、同じ時間なので効率的に成果を上げている人も周りにいるので不思議に思いますよね。
そこで経営コンサルタントを経験し、膨大な業務量を仕事に優先順位をつけて乗り越えた筆者が、仕事の優先順位の立て方をご紹介していきます。
世の中のすべての人が時間だけは平等に与えられています。その時間を最大限有効に使う為にも仕事の優先順位の立て方は非常に重要です。
この記事を参考に仕事の優先順位の立て方を知ることで効率的な暮らしを送ってください。
このサイトでは生活の効率化を追求しています。
他にも暮らしに役立つ情報が盛りだくさんなので、ぜひ読んでみてください。
<時間を作り出す方法についてはこちらの記事をご覧ください>
仕事の優先順位の立て方7選
それではひとつずつ仕事の優先順位の立て方をご紹介していきます。
仕事の優先順位の立て方としては、何が重要な仕事で、いつ行うのかを明確にしていくことが重要です。
この記事の内容をひとつずつ実践して、仕事の優先順位を立てる力を身につけてください。
仕事の優先順位の立て方
①目標の明確化
ひとつめの仕事の優先順位の立て方は「目標の明確化」です。
仕事の優先順位を立てる前に、その仕事で果たしたい目標をまずは明確にしましょう。
などのように、自分自身の役割と仕事の目標を改めて明確にすることが重要です。
会社などでは設定されていることも多いかと思いますが、日々の業務の中で埋もれていることも多いので、自分は何のためにここにいるのかを再認識しましょう。
筆者毎日目の前の細かい業務に追われていると目的となっている指標を追う為の行動がとれなくなってしまいます。自分自身の目標と役割は必ず明確にするようにしましょう。
<目標設定についてはこちらの記事をご覧ください>
仕事の優先順位の立て方
②戦略の明確化
2つめの仕事の優先順位の立て方は「戦略の明確化」です。
目標が明確になったら、その目標を達成するための戦略を考えていきましょう。
などのように、自分自身の目標を達成するためにはどのような行動を優先的にとるべきかを明確にしていくと効果的です。
優先順位を立てる前にやるべきでない事を排除することで、効率的に仕事の優先順位を立てましょう。
筆者日々の業務の中で様々な事をする必要があるかと思いますが、戦略を明確にすることでぶれずにやるべき事に集中できます。
仕事の優先順位の立て方
③タスクの整理をする
３つめの仕事の優先順位の立て方は「タスクの整理をする」です。
自身の目標と戦略が明確になったら、仕事の優先順位を立てるためにタスクの整理をしましょう。
というように、自身が普段行っている日常業務や現在担っているタスクを整理することで何を行うべきか明確にしましょう。
またタスクを書き出したりするとそれで満足してしまったり、分量からモチベーションが下がってしまうケースもあるので要注意です。
筆者タスクを洗い出す時には所要時間や期限なども同じタイミングで整理するとより仕事の可視化が進んで、優先順位を立てやすくなります。
<タスク整理についてはこちらの記事をご覧ください>
仕事の優先順位の立て方
④重要度と緊急度を分析する
4つめの仕事の優先順位の立て方は「重要度と緊急度を分析する」です。
こちらはアイゼンハワーマトリクスとしても有名な仕事の優先順位を立て方です。
先ほど整理したタスクを緊急さと重要さで仕事を分けたときにどのように業務を行うかを決めるものです。
というような形で対応を決めていきます。
この中で大切なのは「緊急」ではないが「重要」に当たる部分で、重要なのに緊急でないため先延ばしになってしまい、成果が出せなくなってしまいます。
そのため、「緊急」ではないが「重要」ではないタスクをやる予定を立てることで優先順位を明確にさせましょう。
筆者周りの人と差がつくのは、この「緊急」ではないが「重要」なタスクをいかにこなすかです。きちんと時間を作ることで仕事の優先順位を明確にして成果を上げましょう。
<「すぐにやる人」になる方法についてはこちらの記事をご覧くだい>
仕事の優先順位の立て方
⑤時間をブロックする
５つめの仕事の優先順位の立て方は「時間をブロックする」です。
ここまで、やるべき内容を整理してきたので、続いては時間をブロックしていきます。
などのように優先順位の高い仕事を必ず行う為の時間を確保しましょう。
カレンダーなどにいれると時間管理の面もありますが、対外的にそのタスクをやることが公知になるので、時間確保がしやすくなります。
筆者オフィスで働いている人は周囲からの声掛け、自宅で働いている人はその他の誘惑に時間をとられやすいので時間を確保して確実に優先順位の高いタスクを終わらせるようにしましょう。
<時間管理が上手い人の特徴についてはこちらの記事をご覧くだい>
仕事の優先順位の立て方
⑥リソースの整理をする
6つめの仕事の優先順位の立て方は「リソースの整理をする」です。
何をいつやるかまで決まったら、次に自身の作業リソースの整理を行います。
などのように、張り切って優先順位の高い仕事の予定を立てても実行可能性が低いと意味がないです。
そのため、実際に自分自身にはどれくらいの作業をするリソースがあるのかを冷静に考えておくと計画倒れがなくなるのでおすすめです。
筆者自分自身でなくていい仕事はどんどん人に任すことで、自身のやるべき事に集中できるようになります。もちろん自身の作業スピードの改善も重要なので、意識してください。
<人を動かす話し方についてはこちらの記事をご覧ください>
仕事の優先順位の立て方
⑦優先順位に柔軟性を持たせる
7つめの仕事の優先順位の立て方は「優先順位に柔軟性を持たせる」です。
最後に仕事の優先順位を立てた後の話ですが柔軟性を持たせることも全体最適化においては重要です。
これらのように、当初は優先順位が高いと思って取り組んでいた業務も、はじめてみたら「非効率だった」「効果が薄かった」というような可能性もあります。
そんな時は思いきって優先順位を再度見直して新たに行動を策定しましょう。この繰り返しで最も仕事の効率が上がる優先順位を立ててみてください。
筆者人間は一度始めた事に対して心理的にやめることが難しい生き物です。そのため、方向性が誤っていたら思い切って立て直す覚悟も必要なので、ぜひ意識してください。
仕事の優先順位の立て方 まとめ
今回は仕事の優先順位を立て方をご紹介しました。
日ごろ多くの仕事を行っていると優先順位が曖昧になってしまいやすいですが、仕事の優先順位を立てて、成果の出やすい仕事に集中することで効率的に成果を出せるようになります。
この記事を参考に、仕事の優先順位を立ててみてください。
また、仕事の優先順位を立てて成果を残しながらも、自身の理想のキャリアを目指していきたいという人は専門家への相談もおすすめします。下記のポジウィルキャリアであれば、無料でキャリア相談が可能です。
など、あなたが理想のキャリアを形成する上でのサポートをしてくれます。特に、漠然と環境を変えたいけど「今後のキャリアがまだ決まっていないけど、誰かに相談したい！」という人にはおすすめです。
無料のLINE友達登録で様々な情報を獲得することができます。悩みがある人は一度相談してみることをおすすめしますので、ぜひチェックしてみてください。
POSIWILL CARRERの無料LINE登録はこちらからできます(PR)
コメント