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毎日の仕事が忙しい
多くのメールが来るから効率化したい
日ごろの仕事やプライベートでも使う機会の多いメールですが、意外と時間を取られていることも多いと思います。そんな時はどうにかメールを効率化したいなと思う時もありますよね。
そこで経営コンサルタントを経験し、メールを効率化することで膨大な業務量をこなしてきた筆者が、メールを効率化する方法をご紹介していきます。
ひとつずつはわずかな時短かもしれませんが、メールを効率化することで使える時間が大きく増え仕事でも成果を残しやすくなります。
この記事を参考にメールを効率化する方法を知ることで、より効率的に時間を使って理想の暮らしを送ることができるので、ぜひ読み進めてみてください。
このサイトでは生活の効率化を追求しています。
他にも暮らしに役立つ情報が盛りだくさんなので、ぜひ読んでみてください。
<良いコミュニケーションについてはこちらの記事をご覧ください>
<マルチタスクをやめる方法についてはこちらの記事をご覧ください>
メールを効率化する方法
ここからはメールを効率化する方法をご紹介していきます。
いずれも少し工夫するだけでメールを効率化することが可能です。
この記事を参考にメールを効率化する方法を知ることで効率的に時間を使って理想の暮らしを目指していきましょう。
メールを効率化する方法
①メールを見る回数や時間を決める
ひとつめのメールを効率化する方法は「メールを見る回数や時間を決める」です。
メールはその便利さから、気になってしまう頻度も多いと思いますが回数や時間を決めると効率化できます。
などのように、いつでも確認できる便利さから離れて回数や時間帯を決めてしまうことでメールの効率化が図れます。
業務内容によって、できる範囲は変わると思いますがメールの効率化を行いたい人は思い切って実践してみてください。
筆者お昼の後に確認するなど、他の業務とセットにすると時間を決めやすいのでメールを効率化しやすくなるでしょう。
<時間が増えるスケジュールの組み方についての記事はこちらをご覧ください>
メールを効率化する方法
②隙間時間を活用する
2つめのメールを効率化する方法は「隙間時間を活用する」です。
メールの処理は細かいものが多いと思いますが、隙間時間をうまく活用することで効率化することができます。
など、隙間時間にメールを返していくことで効率的な処理が可能になります。
ちょっとした隙間時間ができた時にすぐにメールの処理ができる環境を整えておくことも重要でしょう。
筆者ぼくはスマホでメール対応は全てできるようにしています。すきま時間に返すことで非常に効率的にメールを処理できるのでおすすめです。
<すきま時間を活用する方法についての記事はこちらをご覧ください>
メールを効率化する方法
③午前中はメールを見ない
3つめのメールを効率化する方法は「午前中はメールを見ない」です。
先ほど時間を決めるという話をしましたが、特に午前中はメールを見ない方が効率的です。
というように、1日の中でもっともパフォーマンスの高い朝の時間にメール対応をしてしまうと、その時間に大きく工数を取られてしまいます。
朝の時間はメールを見ずに他の重要なタスクをこなすようにすると効率化が図れるでしょう。
筆者朝や午前中の時間はゴールデンタイムなので、最も頭を使う作業を行うようにしましょう。
メールを効率化する方法
④即返信か返信時間を決める
4つめのメールを効率化する方法は「即返信か返信時間を決める」です。
メールの負担が重くなってしまうパターンとして何通も滞留してしまうことがあげられます。
など、メールがきた際に返す内容やタイミングを迷っていると負担もかかる上に非常に非効率でしょう。
メールの返信ルールに関しても自身の業務内容にぴったりの形を模索してみると効率化に繋がるので試してみてください。
筆者ぼくは1分以内に返せるものは全て即レスしています。もしくは1日の中で一気にメールを返す時間を決めています。そうすることで効率的にメールの処理が可能なので試してみてください。
メールを効率化する方法
⑤テンプレを活用する
5つめのメールを効率化する方法は「テンプレを活用する」です。
こちらは行っている人も多いかもしれませんが、極限までテンプレ化することでメールの効率化が可能になります。
などの形でメールをテンプレ化してタイピングする範囲を極力少なくすることでメールを効率化することができます。
そっけない文書になりますが、受け取る側はそこまで気にしていないので、ガンガンテンプレ化してメールの効率化を図りましょう。
筆者ぼくはテンプレのツールを使って、基本的にはそのツールで文章を返しています。そうすることで、メールが非常に効率化できるので、ぜひ実践してみてください。
メールを効率化する方法
⑥メールを簡素化する
6つめのメールを効率化する方法は「メールを簡素化する」です。
メールはしっかり打たないといけないと考える人もいると思いますが、メールは簡素にした方が双方にとって効率的です。
というように、丁寧に長文のメールを打つのはやめて、できる限り簡素化することをおすすめします。
こちらも冷たい印象を感じるかもしれませんが、メールの効率化を優先するべきなので試してみてください。
筆者「お疲れ様です」「よろしくお願いします」などの文言は会社などでは不要です。できる限りメールを簡素化して効率化しましょう。
メールを効率化する方法
⑦メール自体を減らす
7つめのメールを効率化する方法は「メール自体を減らす」です。
最後にメールを効率化するためには、そもそもメールを減らしてしまうことが最も効率的でしょう。
などの形でメールそのものを減らすことで対応する頻度が下がり、効率化が可能になります。
手軽だからこそ、不要に受け取ってしまいがちなのがメールなので意識的に減らすことで効率化が進むでしょう。
筆者共有は必要ですが、不要な共有を避けたりメーリングリストを避けるなどでメールを減らすことができます。ぜひ効率化してみてください。
メールを効率化する方法 まとめ
今回はメールを効率化する方法をご紹介しました。
毎日行うメールという作業だからこそ、効率化することで日ごろの生活の質が大きく上がります。
この記事を参考にメールを効率化することで理想の暮らしを目指してみてください。
また、メールを効率化する方法を身につけて、自身の理想のキャリアを目指していきたいという人は専門家への相談もおすすめします。下記のポジウィルキャリアであれば、無料でキャリア相談が可能です。
など、あなたが理想のキャリアを形成する上でのサポートをしてくれます。特に、漠然と環境を変えたいけど「今後のキャリアがまだ決まっていないけど、誰かに相談したい！」という人にはおすすめです。
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