【社会人必見】メールを効率化する方法7選!

メールを効率化する方法

※本記事内には広告表示を含みます。

この記事ではメールを効率化する方法を知ることが出来ます

毎日の仕事が忙しい

多くのメールが来るから効率化したい

日ごろの仕事やプライベートでも使う機会の多いメールですが、意外と時間を取られていることも多いと思います。そんな時はどうにかメールを効率化したいなと思う時もありますよね。

そこで経営コンサルタントを経験し、メールを効率化することで膨大な業務量をこなしてきた筆者が、メールを効率化する方法をご紹介していきます。

【この記事の結論】
◇メールを効率化することで使える時間が増える!

【こんな人におすすめ】
◇仕事で大量のメールが届く
◇仕事の時間を短縮したい
◇メールを効率化する方法を知ることで周りに差をつけたい

ひとつずつはわずかな時短かもしれませんが、メールを効率化することで使える時間が大きく増え仕事でも成果を残しやすくなります。

この記事を参考にメールを効率化する方法を知ることで、より効率的に時間を使って理想の暮らしを送ることができるので、ぜひ読み進めてみてください。

このサイトでは生活の効率化を追求しています。
他にも暮らしに役立つ情報が盛りだくさんなので、ぜひ読んでみてください。

<良いコミュニケーションについてはこちらの記事をご覧ください>

<マルチタスクをやめる方法についてはこちらの記事をご覧ください>

目次

メールを効率化する方法

ここからはメールを効率化する方法をご紹介していきます。

【メールを効率化する方法】
①メールを見る回数や時間を決める
②隙間時間を活用する
③午前中はメールを見ない

④即返信か返信時間を決める
⑤テンプレを活用する
⑥メールを簡素化する
⑦メール自体を減らす

いずれも少し工夫するだけでメールを効率化することが可能です。

この記事を参考にメールを効率化する方法を知ることで効率的に時間を使って理想の暮らしを目指していきましょう。

メールを効率化する方法
メールを見る回数や時間を決める

ひとつめのメールを効率化する方法は「メールを見る回数や時間を決める」です。

メールはその便利さから、気になってしまう頻度も多いと思いますが回数や時間を決めると効率化できます。

◇メール確認する時間帯を決める
◇メール処理に制限時間を設ける
◇メールの通知をなくす

などのように、いつでも確認できる便利さから離れて回数や時間帯を決めてしまうことでメールの効率化が図れます。

業務内容によって、できる範囲は変わると思いますがメールの効率化を行いたい人は思い切って実践してみてください。

筆者

お昼の後に確認するなど、他の業務とセットにすると時間を決めやすいのでメールを効率化しやすくなるでしょう。

<時間が増えるスケジュールの組み方についての記事はこちらをご覧ください>

メールを効率化する方法
隙間時間を活用する

2つめのメールを効率化する方法は「隙間時間を活用する」です。

メールの処理は細かいものが多いと思いますが、隙間時間をうまく活用することで効率化することができます。

◇移動時間にメールを返す
◇スマホでメールを返せるようにする
◇トイレや待ち時間でメールを返す

など、隙間時間にメールを返していくことで効率的な処理が可能になります。

ちょっとした隙間時間ができた時にすぐにメールの処理ができる環境を整えておくことも重要でしょう。

筆者

ぼくはスマホでメール対応は全てできるようにしています。すきま時間に返すことで非常に効率的にメールを処理できるのでおすすめです。

<すきま時間を活用する方法についての記事はこちらをご覧ください>

メールを効率化する方法
午前中はメールを見ない

3つめのメールを効率化する方法は「午前中はメールを見ない」です。

先ほど時間を決めるという話をしましたが、特に午前中はメールを見ない方が効率的です。

◇朝に複雑なタスクをこなす
◇朝にメールを返すと返信がきてしまう
◇メールは空いた時間の方が効率的

というように、1日の中でもっともパフォーマンスの高い朝の時間にメール対応をしてしまうと、その時間に大きく工数を取られてしまいます。

朝の時間はメールを見ずに他の重要なタスクをこなすようにすると効率化が図れるでしょう。

筆者

朝や午前中の時間はゴールデンタイムなので、最も頭を使う作業を行うようにしましょう。

メールを効率化する方法
即返信か返信時間を決める

4つめのメールを効率化する方法は「即返信か返信時間を決める」です。

メールの負担が重くなってしまうパターンとして何通も滞留してしまうことがあげられます。

◇即レスできるものは即返す
◇メールをまとめて返す時間を決める
◇確認がいるものは即確認手配をする

など、メールがきた際に返す内容やタイミングを迷っていると負担もかかる上に非常に非効率でしょう。

メールの返信ルールに関しても自身の業務内容にぴったりの形を模索してみると効率化に繋がるので試してみてください。

筆者

ぼくは1分以内に返せるものは全て即レスしています。もしくは1日の中で一気にメールを返す時間を決めています。そうすることで効率的にメールの処理が可能なので試してみてください。

メールを効率化する方法
テンプレを活用する

5つめのメールを効率化する方法は「テンプレを活用する」です。

こちらは行っている人も多いかもしれませんが、極限までテンプレ化することでメールの効率化が可能になります。

◇挨拶や締めの言葉、署名をテンプレ化する
◇よく使う住所や氏名、連絡先を辞書登録する
◇返信内容を固定化する

などの形でメールをテンプレ化してタイピングする範囲を極力少なくすることでメールを効率化することができます。

そっけない文書になりますが、受け取る側はそこまで気にしていないので、ガンガンテンプレ化してメールの効率化を図りましょう。

筆者

ぼくはテンプレのツールを使って、基本的にはそのツールで文章を返しています。そうすることで、メールが非常に効率化できるので、ぜひ実践してみてください。

メールを効率化する方法
メールを簡素化する

6つめのメールを効率化する方法は「メールを簡素化する」です。

メールはしっかり打たないといけないと考える人もいると思いますが、メールは簡素にした方が双方にとって効率的です。

◇挨拶の言葉をなくす
◇簡潔に要点だけ伝える
◇チャット等はスタンプにする

というように、丁寧に長文のメールを打つのはやめて、できる限り簡素化することをおすすめします。

こちらも冷たい印象を感じるかもしれませんが、メールの効率化を優先するべきなので試してみてください。

筆者

「お疲れ様です」「よろしくお願いします」などの文言は会社などでは不要です。できる限りメールを簡素化して効率化しましょう。

メールを効率化する方法
メール自体を減らす

7つめのメールを効率化する方法は「メール自体を減らす」です。

最後にメールを効率化するためには、そもそもメールを減らしてしまうことが最も効率的でしょう。

◇要件を一つのメールにまとめる
◇無闇にCCにいれない
◇自動配信を受けない

などの形でメールそのものを減らすことで対応する頻度が下がり、効率化が可能になります。

手軽だからこそ、不要に受け取ってしまいがちなのがメールなので意識的に減らすことで効率化が進むでしょう。

筆者

共有は必要ですが、不要な共有を避けたりメーリングリストを避けるなどでメールを減らすことができます。ぜひ効率化してみてください。

メールを効率化する方法 まとめ

今回はメールを効率化する方法をご紹介しました。

毎日行うメールという作業だからこそ、効率化することで日ごろの生活の質が大きく上がります。

この記事を参考にメールを効率化することで理想の暮らしを目指してみてください。

また、メールを効率化する方法を身につけて、自身の理想のキャリアを目指していきたいという人は専門家への相談もおすすめします。下記のポジウィルキャリアであれば、無料でキャリア相談が可能です。

◇キャリアに特化したパーソナルトレーニング
◇転職活動などの最新情報
◇面接対策

など、あなたが理想のキャリアを形成する上でのサポートをしてくれます。特に、漠然と環境を変えたいけど「今後のキャリアがまだ決まっていないけど、誰かに相談したい!」という人にはおすすめです。

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この記事を書いた人

超高単価のマンション営業にてトップの成績を収めたのち経営コンサルタントに転身。
現在では上場IT系にて新規事業立上げの責任者を務める傍ら、「効率化を追求するブログ」の執筆やバンド活動など様々な活動を効率よくこなしています。

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