当てはまったら要注意？作業効率が悪い人の特徴8選！

この記事では作業効率が悪い人に当てはまる特徴を知れます。

仕事をしている上で作業効率の悪さは大きな影響があるので、出来るなら改善したいですよね。

そこで、今回は作業効率が悪い人に当てはまる特徴を8つご紹介します。

作業効率が悪い人の特徴に当てはまっている人はこの記事を参考に改善して、作業効率を高めましょう。

【筆者の信頼度について】
経営コンサルタントとして働いている時には、毎日のようにクライアント先に出張しながらも、毎日数十ページもの資料を作成していました。その際に周囲の優秀な人達から教えてもらいながらも自分ではならないよう心掛けていた内容をお伝えしていきます。

<この他にも行動力を上げるための記事はこちらの記事もご覧ください>

作業効率が悪い事のデメリット

と思う人もいるかもしれませんが、作業効率の改善は非常に重要です。

作業効率が上がり短時間で多くの作業を処理する事で

◇仕事が早い人だと思われる
◇多くの仕事をこなして多くの経験ができる
◇自己啓発に回す時間ができる

といい事尽くめです。

また、一つ一つの時短は数秒でも積み重なることでものすごい差になっていきます。

自分の人生を豊かにする為にも作業効率が悪い人は改善するようにしましょう。

<作業効率が悪く時間がないという人はこちらの記事もご覧ください>

作業効率が悪い人の特徴8選

それでは作業効率が悪い人の特徴をお伝えしていきます。

自分にも当てはまっていないか確認しながら読み進めてください。

【作業効率が悪い人の特徴】
◇ツールを初期設定のまま使用している
◇ながら作業をしている
◇デスクトップが散らかっている
◇タブを開きっぱなしにしている
◇作業の段取りをしていない
◇作業の時間管理が出来ていない
◇すきま時間を活用しない
◇どうでもいい事にこだわる

当てはまっているものはありましたか？一つずつ見ていきましょう。

作業効率が悪い人の特徴①ツールを初期設定のまま使用している

まず一つ目の作業効率が悪い人の特徴は「ツールや道具を初期設定のまま使用している」です。

皆さん、普段仕事や作業をする際にパソコンやスマホを使用しますよね。その際には必ず初期設定を変えるようにしましょう。

よくある変えるべき設定としては

◇PCのマウスやボタン設定
◇スマホの操作設定
◇アプリやSNSの詳細設定

これらは毎日使うからこそ、少し設定を変えるだけでも大きな時短になります。

新しいツールを手に入れたら、まずは初期設定を変えて作業効率が悪い人という初期設定から変わっていきましょう。

<スマホの設定に関してはこちらの記事をご覧ください>

作業効率が悪い人の特徴②ながら作業をしている

2つめの作業効率が悪い人の特徴は「ながら作業をしている」です。

と思う人もいるかもしれないですが、実際はシングルタスクの方が作業効率が高いという研究結果が出ています。

マルチタスクで作業が速い人はシングルタスクを高速で繰り返しているだけです。

よく発生しやすいマルチタスクとしては

◇作業しながらメールを返す
◇作業しながら音楽や動画を見る
◇人と話しながら作業をする

などです。これらの習慣がある人は作業効率が悪くなっているので要注意です。

例外として運動しながら音楽を聴くのように別々の機能を使う場合は効率が上がる場合もあります。自身のやりやすい作業環境を見つけて作業効率が悪い人から抜け出しましょう。

<音楽で作業効率を上げる方法はこちらをご覧ください>

作業効率が悪い人の特徴③デスクトップが散らかっている

3つめの作業効率が悪い人の特徴は「デスクトップが散らかっている」です。

仕事や作業をしているとデスクトップって散らかっていきますよね。

デスクトップが散らかっていると

◇必要なデータを探す際に時間がかかる
◇探すのが億劫で、着手に抵抗感が生まれる
◇データの誤開封が起こる

など、様々な作業効率が悪くなる要因が出てきます。

その為、

◇1日の仕事の終わりにデスクトップを片す
◇フォルダ分けを徹底する
◇躊躇なくデータは削除する

のような習慣をつけることできれいなデスクトップを維持しましょう。

一つ一つは小さな時間ですが、作業効率が悪い人は疎かにしやすいので要注意です。

<PCの作業スピードを上げる方法に関する記事はこちらをご覧ください>

作業効率が悪い人の特徴④タブを開きっぱなしにしている

4つめの作業効率が悪い人の特徴は「タブを開きっぱなしにしている」です。

これは先ほどのデスクトップと同じで、インターネットのタブを開きっぱなしにしていると、作業効率が悪くなります。

◇常に使うタブだけ開くようにする
◇定期的にタブを閉じるタイミングを設ける
◇ページを見るのをやめる際にタブを閉じる

など習慣づけをしていくことが重要です。

いつも、タブ名が表示されずにアイコンだらけになっている人は作業効率が悪くなっている証拠なので、注意してください。

作業効率が悪い人の特徴⑤作業の段取りをしていない

5つめの作業効率が悪い人の特徴は「作業の段取りをしていない」です。

作業をする上でとりあえず着手しようという気持ちも大事ですが、まずは簡単に段取りをする事が重要です。

例えば、

◇ブログの執筆に手書きで構成を書く
◇会議資料作成のためにまずは骨子を作る
◇営業電話の際に、顧客情報をもとにゴールを設定する

など、事前準備が全てを決めると言っても過言ではないです。

このようにすることで、受けられるメリットとしては

◇思考が整理されて効率的に作業が進む
◇骨子や構成段階で他人のフィードバックを受けられる
◇おおよその作業時間がわかる

などメリットが沢山あります。

個人的には紙に思いつくままに構成を書くことが一番効率的な気がしているので、作業効率が悪い人は是非試してみてください。

<効率的に作業が進むto doリストの作り方はこちらの記事をご覧ください>

作業効率が悪い人の特徴⑥作業の時間管理が出来ていない

6つめの作業効率が悪い人の特徴は「作業の時間管理が出来ていない」です。

私たちは自然と与えられた作業を与えられた時間をめいいっぱい使って作業をしようとするそうです。

研究によると週休2日でも週休3日でも同じ作業量になるので、時間を決めることで簡単な作業は引き延ばし、難しい作業は効率化されます。

その為、きちんと作業に使う時間を設定する事で作業効率が悪くなることを防ぐことができます。

◇この作業は〇時までに終わらす
◇〇時までにこの作業まで終わらす
◇〇時～〇時まではこの作業をする

のように、時間を区切って作業を行うことで、作業を効率が悪くなることを防ぎ、生産性を高めることができます。

作業効率が悪い人は、まずは簡単にでいいので計画を立ててみることをおすすめします。

<時間を活用するその他の方法はこちらをご覧ください>

作業効率が悪い人の特徴⑦すきま時間を活用しない

7つめの作業効率が悪い人の特徴は「すきま時間を活用しない」です。

忙しい人ほどすきま時間を活用することを重要視します。

◇移動時間になんとなくSNSを見ている
◇時間が空いた時に何もする事がないなと思う

このような人は要注意です。

数分のすきま時間でも積もれば大きな時間になります。

◇作業の調べごとや調査
◇人への返信や連絡
◇この後の作業の整理

などすきま時間にできることは沢山あります。

すきま時間を見直して、作業効率が悪い人から卒業しましょう。

<すきま時間に関する記事はこちらをご覧ください>

作業効率が悪い人の特徴⑧どうでもいい事にこだわる

最後の作業効率が悪い人の特徴は「どうでもいい事にこだわる」です。

これは、その作業の目的が理解できていない、ずれている人に起こりがちです。

例えば社内で自分の企画を通す為の資料つくりをしている場合に

◇無駄に表紙やデザインに凝る
◇趣旨とは合っていないデータを入れる
◇普段記載しているからという理由で不要な内容を追加する

など、本来の目的とは関係ない部分にこだわってしまうとものすごい無駄な時間になってしまいます。

こだわるべき所はこだわり、他は極力シンプルにするのが作業効率の良い人なので、ついこだわりすぎてしまうという人は改善してみましょう。

作業効率が悪い人の特徴　まとめ

今回は、作業効率が悪い人の特徴を8つご紹介しました。

いずれも、簡単で小さなことですがそのような細かい心遣いを習慣化することで、大きく作業効率が改善します。

一つずつでも実践して、作業効率が悪い人からの卒業を目指していきましょう。

<作業効率が悪さをなくすためのルーティンに関する記事はこちらの記事もご覧ください>